Postbusverhuur aan bedrijven: een flexibele maar gereguleerde oplossing
Waarom een postbus huren?
Het huren van een postbus wordt vaak aangeboden door domiciliëringsbedrijven of zakencentra en biedt de volgende voordelen:
- Commercieel adres: Sommige bedrijven gebruiken deze methode om een zakelijk adres te hebben zonder een fysiek kantoor te huren.
- Vertrouwelijkheid: Particulieren, zoals bijvoorbeeld influencers die hun ‘maatschappelijke zetel’ moeten publiceren, kunnen deze gebruiken om hun privéadres te beschermen.
- Flexibiliteit en mobiliteit: Ideaal voor zelfstandigen, digital nomads of buitenlanders die een vast adres in België willen.
- Ontvangst en beheer van post: De dienstverlener kan de post opslaan, scannen of doorsturen, afhankelijk van de behoeften van de klant.
Of het nu om redenen van vertrouwelijkheid, administratief beheer of gemak gaat, deze optie biedt een flexibiliteit die door veel bedrijven wordt gewaardeerd. Het is echter van essentieel belang te begrijpen dat deze praktijk onderworpen is aan specifieke wetgeving om de veiligheid en wettigheid van het gebruik van postbussen te waarborgen.
Is het huren van een postbus legaal?
In België is het huren van brievenbussen gereglementeerd.
- Voor ondernemingen: De vestiging van een vennootschap “in” een brievenbus is geregeld in de Belgische wetgeving. Alleen vennootschappen die erkend zijn als “dienstverlener aan vennootschappen” mogen deze dienst aanbieden.
In het bijzonder moet een bedrijf dat een postbus huurt, een bewijs van diens wettelijke bestaan en een adres van het hoofdkantoor overleggen. Deze vereiste heeft tot doel misbruik van postbussen voor illegale doeleinden, zoals fraude, witwassen van geld of het organiseren van insolventie, te voorkomen.
Postbusdienstverleners zijn dus verplicht een register bij te houden van hun gebruikers, met hun contactgegevens en een kopie van hun wettelijke documenten. Dit register moet regelmatig worden bijgewerkt en indien nodig ter beschikking worden gesteld van de bevoegde autoriteiten. Deze maatregel verhoogt de traceerbaarheid en transparantie van de posttransacties van bedrijven.
Een gerechtsdeurwaarder die geconfronteerd wordt met een onderneming die een fictieve zetel heeft, moet een vermelding in het beslagregister laten opnemen. De procureur des Konings, de Kamer van Ondernemingen in Moeilijkheden en de Kruispuntbank van Ondernemingen worden zo op de hoogte gebracht en kunnen maatregelen nemen tegen de ‘spookonderneming’. - Voor particulieren: Een brievenbus kan niet worden gebruikt als hoofdverblijfplaats, behalve in zeer specifieke gevallen (bijvoorbeeld personen zonder vaste woonplaats die een referentieadres hebben bij een OCMW).
Lokale beperkingen
Het is ook belangrijk om op te merken dat het huren van een postbus onderworpen kan zijn aan specifieke beperkingen, afhankelijk van de locatie van de dienst.
Zo kunnen sommige gemeenten aanvullende voorschriften opleggen om de veiligheid en de goede werking van de lokale postdiensten te waarborgen.
Bedrijven moeten ervoor zorgen dat ze deze regelgeving naleven om juridische problemen te voorkomen.
AVG
Als de dienst het scannen van inkomende post omvat, omvat deze ook gegevensverwerking, die contractueel moet worden geregeld.
Het huren van brievenbussen biedt een praktische en flexibele oplossing voor bedrijven die hun postbeheer willen optimaliseren of voor influencers die hun privacy willen beschermen.
Het kan ook een kans vormen voor zakencentra. Zij zullen een erkenning van de FOD Economie moeten behalen op straffe van een boete die kan oplopen tot 100.000 EUR, en vervolgens dagelijks verplichtingen inzake de voorkoming van witwassen van geld en financiering van terrorisme.
Tussen administratieve verplichtingen en wettelijke beperkingen is het belangrijk om uw weg te vinden. Ons kantoor staat tot uw beschikking om u bij te staan bij uw stappen.
Aarzel niet om ons kantoor te raadplegen voor meer informatie over de stappen die u moet ondernemen bij het opstarten van een commerciële activiteit!
Ons advies:
Brievenbusverhuur biedt een praktische en flexibele oplossing voor bedrijven die hun postbeheer willen optimaliseren of voor beïnvloeders die hun privacy willen beschermen.
Het kan ook een opportuniteit zijn voor bedrijvencentra. Ze moeten de goedkeuring krijgen van de FOD Economie, op straffe van een boete tot 100.000 euro, en vervolgens voldoen aan de dagelijkse verplichtingen op het vlak van het voorkomen van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.
Tussen administratieve verplichtingen en wettelijke beperkingen is het belangrijk om je weg te vinden, en ons kantoor staat tot je beschikking om je door het proces te helpen.
Voor meer informatie over de stappen die je moet nemen bij het opstarten van een bedrijfsactiviteit, aarzel niet om onze studie over dit onderwerp te raadplegen!
