En cette période particulière de pandémie, les entreprises belges tentent de s’adapter pour espérer maintenir une activité normale.
Néanmoins, les choses se compliquent de jour en jour et de nombreuses dispositions sont prises par les autorités pour endiguer la propagation du COVID-19. La première règle essentielle – que les médias ne cesseront de nous rappeler jusqu’à la levée du confinement – est de respecter la distanciation sociale.
Cette distanciation pose de nombreuses difficultés pour les entreprises. En effet, non seulement pour maintenir leur activité en marche, mais également pour continuer à s’organiser, les actionnaires et administrateurs doivent pouvoir prendre des décisions.
Or, dans ces circonstances exceptionnelles, il n’est pas envisageable d’organiser une assemblée générale où chaque actionnaire/administrateur de la société serait physiquement présent.
Quelles solutions propose le système légal belge pour permettre aux entreprises de tenir les assemblées générales et conseils d’administration à distance ?
Assemblée générale (A.G.)
Le Code des sociétés et des associations (ci-après « CSA ») prévoit, sur ce plan, la possibilité de mettre en place plusieurs moyens de communication électronique.
On distingue à ce stade la possibilité d’organiser des A.G. à distance et celle d’organiser des votes à distance.
La participation à distance à une A.G.
Les dispositions du CSA relatives aux participations à distance, bien que présentes dans des parties du Code propres à certains types d’entreprises, s’appliquent à l’ensemble des sociétés et associations belges, quelles qu’elles soient. En effet, aucune disposition n’interdit à un type d’entreprise d’organiser une A.G. à distance.
Dans la mesure où l’objectif de ces dispositions est de garantir la sécurité du moyen de communication électronique, il paraît indispensable de respecter les conditions impératives mises en place par le CSA :
- Les statuts doivent prévoir la possibilité d’organiser l’A.G. à distance ;
- Les moyens mis en œuvre doivent permettre la vérification de l’identité et de la qualité des participants ;
- Les moyens doivent permettre une participation directe, simultanée et continue des participants à l’A.G. ;
- Les moyens doivent permettre le droit de vote ;
- L’invitation à l’A.G. doit contenir les détails clairs et précis des modalités et de la procédure à suivre pour participer à distance à l’A.G.
Ces participations interactives aux A.G. permettent de voter en temps réel grâce à un moyen de communication/vote mis en place.
Il est, en outre, précisé que les membres du bureau d’A.G., l’organe d’administration et, le cas échéant, le commissaire aux comptes ne peuvent pas participer à distance à l’A.G.
Cette difficulté semble pouvoir être contournée de deux manières :
- Une lettre d’exonération adressée aux administrateurs et au commissaire aux comptes ;
- L’absence de convocation du bureau à l’A.G.
Quoi que le CSA ne précise rien, il paraît nécessaire qu’un membre du bureau (a priori, le président) soit présent à l’endroit où l’A.G. se tient habituellement, ainsi qu’un deuxième membre afin de permettre un contrôle contradictoire des présences et des votes émis pendant l’A.G.
Le vote à distance à une A.G.
À côté de cette possibilité de mettre en place un système coûteux et complexe de participations à distance, le CSA permet également la mise en place du vote à distance dans les statuts.
Ainsi, les statuts peuvent déterminer et fixer les moyens techniques à mettre en place pour permettre aux membres de l’A.G. de voter à distance (page web sécurisée, formulaire, correspondance électronique …), indépendamment de leur participation à l’A.G.
Le vote à distance s’effectue soit par voie électronique, soit par courrier postal.
Comme pour la participation à distance, des dispositions imposent aux entreprises de s’assurer que le moyen technique mis en place permette de contrôler la qualité de chaque membre ainsi que l’identité de la personne qui vote.
Le vote doit s’exprimer à l’avance (au plus tard la veille du jour de l’A.G.) et ne sera valable que si l’ordre du jour et le contenu de l’A.G. ne changent pas au cours de l’assemblée.
Les modalités du vote à distance doivent être mises en place et prévues par les statuts
Conseil d’administration
Bien qu’ils soient uniquement prévus pour les A.G. dans le CSA, les moyens techniques développés ci-dessus ne leur sont pas pour autant réservés. Ils peuvent également être mis en place pour la tenue d’une réunion de l’organe d’administration.
Il conviendra simplement de prévoir en détail, dans les statuts, les modalités à respecter afin, notamment, de permettre la vérification de l’identité et de la qualité des participants.
En pratique
Les modalités de participation ou de vote à distance paraissent, certes, utiles en cette période particulière de confinement.
Soit votre entreprise prévoit déjà une de ces possibilités dans ses statuts : une A.G. pourra être organisée dans un délai de 15 (ou 30) jours suivant la convocation.
Soit votre entreprise n’a pas prévu une de ces possibilités dans ses statuts : une A.G. classique devra être convoquée afin de modifier les statuts de votre entreprise et ainsi permettre d’organiser une A.G. à distance à l’avenir.
D’autres solutions ?
Pour les entreprises qui n’ont pas organisé dans leurs statuts de participation/vote à distance, une manière de limiter le nombre de participants présents physiquement lors de l’assemblée est d’organiser des votes par procuration.
Une procuration sera valable pour l’A.G. organisée et pour les suivantes (en cas, par exemple, de non-rassemblement du quorum) à condition que les points de l’ordre du jour restent inchangés.
Par ailleurs, une limitation au nombre de procurations par membre peut être prévue dans les statuts afin d’éviter les abus.
Une autre solution est de prendre des décisions par écrit. Cette faculté est conditionnée à la mise en place de la décision en amont par tous les actionnaires, membres votants. En effet, la décision ne pourra être prise qu’à l’unanimité.
Enfin, le report de l’A.G. est également envisageable. Si l’assemblée ne peut se tenir malgré les différents moyens à disposition, l’organe peut décider de reporter l’assemblée à une date ultérieure.
Un arrêté de pouvoirs spéciaux prévoit diverses mesures à ce propos. Les A.G. peuvent être reportées jusqu’à 10 semaines après le 30 juin (date limite généralement retenue pour la tenue des A.G.).
Attention que cette décision de report devra être prise lors d’une assemblée extraordinaire ou éventuellement par une décision par écrit.
Ons advies:
Entre moyens de communications à distance et alternatives à la tenue des assemblées d’entreprise, les choix ne manquent pas.
Malgré les difficultés toujours plus nombreuses que votre entreprise peut rencontrer, une solution semble toujours possible. L’essentiel est de s’y préparer au mieux en adaptant, si besoin, vos statuts.
Lexing est à votre disposition pour vous aider à mettre en place le moyen le plus adapté à votre structure.
