Dans le contexte actuel où la protection des données est au cœur des préoccupations, la garantie de la confidentialité des lanceurs d’alerte est primordiale. Ceci non seulement pour protéger les auteurs de signalement, mais aussi pour encourager d’autres à signaler des comportements répréhensibles sans crainte de représailles.
Sanctions
Si l’identité de l’auteur de signalement est éventée, les sanctions peuvent aller jusqu’à :
- Une peine d’emprisonnement de six mois à trois ans et/ou
- Une amende de 600 à 6.000 euros pour plusieurs infractions.
Par ailleurs, il s’agira également d’une infraction au RGPD, pouvant engendrant des amendes administratives pouvant aller jusqu’à 20.000.000 € ou 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial du groupe dont fait partie la société en infraction…
Difficultés pratiques
Toutefois, cette confidentialité pose de nombreux défis pratiques dans la réalité de l’entreprise. Il faut anticiper la façon d’éviter les difficultés qui se profilent :
- Comment s’assurer du respect des délais de gestion des signalements sans éventer la confidentialité des signalements et de l’enquête en cours ?
- Comment organiser concrètement l’enquête et le flux de travail, sans mélanger la gestion des signalements et les autres tâches du gestionnaire de signalement ?
- A quels relais peut faire appel le gestionnaire de signalement pour mener les investigations dans tous les domaines potentiels de signalement ?
- Que conserver exactement dans le registre des signalements ?
- Comment s’assurer/documenter tout au long de la carrière d’un auteur de signalement que les mesures l’affectant ne sont pas des représailles ?
Notre conseil :
- Mettez en place des systèmes de signalement anonymes pour garantir la confidentialité des lanceurs d’alerte.
- Formez vos équipes sur l’importance de la confidentialité et les protocoles à suivre en cas de signalement.
- Assurez-vous que vos systèmes de stockage de données sont sécurisés et conformes au RGPD.
- Limitez l’accès aux données d’enquête à un cercle restreint de personnes.
- Simulez le traitement d’un signalement, d’une enquête et la tenue du registre, de manière à détecter les difficultés pratiques liées à la structure de votre entreprise.
