Géolocalisation des véhicules de société : les règles à respecter par l’employeur
La géolocalisation par les employeurs des véhicules de société utilisés par les employés suscite légitimement des interrogations quant à sa conformité avec la législation en matière de protection des données et de vie privée. S’il est tentant pour un employeur d’avoir recours à ce type de surveillance, il ne peut cependant pas le faire de manière arbitraire.
Cadre légal
Actuellement en Belgique, il n’existe aucune réglementation spécifique régissant la géolocalisation des véhicules des travailleurs par l’employeur.
La mise en œuvre de cette pratique doit cependant être conforme au prescrit du RGPD, ainsi qu’aux articles 8 de la CEDH et 22 de la Constitution (respect de la vie privée).
Ce qu’en dit l’Autorité de Protection des Données
L’Autorité de protection des données (ci-après « APD ») a récemment confirmé dans une décision du 25 mars 2025 que la géolocalisation des véhicules de société est légitime dans certaines conditions strictes, et a rappelé les 4 principes fondamentaux à respecter :
- La légalité – le contrôle au travers de la géolocalisation doit figurer au sein d’un règlement spécifique et avoir fait l’objet d’une concertation avec les travailleurs.
- La légitimité – La finalité du traitement devra également figurer dans une politique de géolocalisation. L’APD admet plusieurs motifs légitimes, notamment :
– la sécurité (du travailleur) ;
– la protection du véhicule ;
– l’optimisation de la gestion des déplacements professionnels ;
– le contrôle des prestations de travail et des heures prestées, à condition que cette finalité soit clairement annoncée à l’avance ;
– la réduction des coûts ;
– la fourniture de preuves aux donneurs d’ordre.
Toute finalité non communiquée à l’avance constitue une violation du principe de limitation des finalités. - La proportionnalité – un contrôle permanent sera en principe interdit. L’APD rappelle qu’un enregistrement continu des données, même sans accès de l’employeur, est en principe disproportionné. Le système doit être configuré pour pouvoir être désactivé en dehors des heures de travail, par l’employeur ou idéalement par le travailleur lui-même.
À défaut, une violation du principe de minimisation des données pourrait être constatée. - La transparence – l’employeur doit fournir préalablement à chaque travailleur une information complète, claire et compréhensibles.
L’APD insiste sur le fait que les documents d’information doivent :
– décrire de manière détaillée les finalités poursuivies ;
– expliquer la base de licéité du traitement (intérêt légitime, consentement, etc.) ;
– énumérer précisément les catégories de données collectées (pas de « etc. ») ;
– indiquer les durées de conservation.Une bonne pratique consiste à joindre une annexe au contrat de travail ou à conclure une convention séparée. À défaut, une politique interne claire est indispensable.
Utilisation prohibée
Il est interdit pour l’employeur d’avoir recours à la géolocalisation dans certaines situations, notamment :
- en dehors des heures de travail ; Même si les données sont techniquement accessibles 24h/24, elles ne peuvent être enregistrées ni traitées en dehors des heures de travail ;
- à des fins d’analyse du comportement du conducteur ;
- si l’employé a la liberté d’organiser ses déplacements comme il l’entend.
Notre conseil :
Si la géolocalisation est autorisée lorsque les principes fondamentaux sont respectés, les contours de ces derniers peuvent parfois sembler flous, ce qui rend difficile l’évaluation de la conformité d’une situation donnée au RGPD.
Nous nous tenons à votre entière disposition pour rédiger les documents nécessaires à l’encadrement d’un système de géolocalisation de vos véhicules de société ou vous accompagner dans la mise en conformité de votre système existant.
