Location de boîte aux lettres pour les entreprises : une solution flexible, mais réglementée
Pourquoi louer une boîte aux lettres ?
La location de boîte est souvent proposée par des sociétés de domiciliation ou des centres d’affaires et présente les avantages suivants :
- Domiciliation commerciale : Certaines entreprises utilisent cette méthode pour avoir une adresse professionnelle sans louer de bureau physique.
- Confidentialité : Les particuliers, comme, par exemple les influenceurs, qui doivent publier leur « siège social », peuvent l’utiliser pour protéger leur adresse personnelle.
- Flexibilité et mobilité : Idéal pour les indépendants, digital nomads ou expatriés qui veulent une adresse fixe en Belgique.
- Réception et gestion du courrier : Le prestataire peut stocker, scanner ou réexpédier le courrier selon les besoins du client.
Que ce soit donc pour des raisons de confidentialité, de gestion administrative ou de commodité, cette option offre une flexibilité appréciée par beaucoup de sociétés. Cependant, il est essentiel de comprendre que cette pratique est soumise à une législation spécifique afin de garantir la sécurité et la légalité de l’utilisation des boîtes aux lettres.
La location d’une boîte aux lettres est-elle légale ?
En Belgique, la location de boîtes aux lettres est réglementée.
- Pour les entreprises : La domiciliation d’une société « dans » une boîte aux lettres est encadrée par la loi belge. Seules des sociétés agréées en tant que « prestataire de services aux sociétés» peuvent offrir ce service.
En particulier, l’entreprise louant une boîte aux lettres doit fournir une preuve de son existence légale et une adresse de siège social. Cette exigence vise à prévenir l’utilisation abusive des boîtes aux lettres à des fins illégales, telles que la fraude, le blanchiment d’argent ou l’organisation d’insolvabilité.
Les prestataires de services de boîte aux lettres ont donc l’obligation de conserver un registre des utilisateurs, incluant leurs coordonnées et une copie de leurs documents légaux. Ce registre doit être régulièrement mis à jour et disponible pour les autorités compétentes en cas de besoin. Cette mesure permet de renforcer la traçabilité et la transparence des transactions postales effectuées par les entreprises.
Un huissier qui serait confronté à une entreprise qui dispose d’un siège fictif doit faire figurer un avis au fichier des saisies. Le Procureur du Roi, la Chambre des entreprises en difficultés et la Banque-Carrefour des Entreprises sont ainsi informés et peuvent prendre des mesures à l’encontre de l’entreprise « fantôme ». - Pour les particuliers : Une boîte aux lettres ne peut pas être utilisée comme résidence principale, sauf dans des cas bien spécifiques (ex. personnes sans domicile fixe ayant une adresse de référence auprès d’un CPAS).
Restrictions locales
Il est également important de noter que la location de boîte aux lettres peut être soumise à des restrictions spécifiques en fonction de la localisation du service.
Par exemple, certaines communes peuvent imposer des réglementations supplémentaires pour garantir la sécurité et le bon fonctionnement des services postaux locaux.
Les entreprises doivent s’assurer de respecter ces réglementations afin d’éviter tout problème juridique.
RGPD
Si le service comprend le scan des courriers entrants, il comporte un traitement de données, qui doit être encadré contractuellement.
Notre conseil :
La location de boîtes aux lettres offre une solution pratique et flexible pour les entreprises cherchant à optimiser la gestion de leur courrier ou les influenceurs qui souhaitent sauvegarder leur vie privée.
Elle peut également constituer une opportunité pour les centres d’affaires. Ils devront obtenir l’agrément du SPF Economie sous peine d’une amende pouvant aller jusqu’à 100.000 EUR, puis respecter au quotidien des obligations en en matière de prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme.
Entre obligations administratives et restrictions légales il convient de s’y retrouver et notre cabinet se tient à votre disposition pour vous accompagner dans vos démarches.
Pour obtenir plus d’informations sur les démarches à entreprendre au lancement d’une activité commerciale, n’hésitez pas à consulter notre étude sur le sujet !
