Archivage des signalements : quelles sont les obligations ?

Si votre entreprise compte plus de 250 travailleurs, un canal interne de signalement doit être mis sur pied depuis le 15 février 2023.

Si vous employez entre 50 et 250 travailleurs, vous disposez d’un délai jusqu’au 17 décembre 2023.

Votre entreprise doit également tenir un registre de tous les signalements reçus. Le but est que votre entreprise soit en mesure de démontrer que le suivi du signalement a été correctement effectué.

Que doit contenir le registre ?

• Pour les travailleurs statutaires ou contractuels, la loi précise que les signalements doivent être conservés jusqu’à la fin de la relation contractuelle. Cette mesure se justifie par la protection de l’auteur du signalement contre d’éventuelles représailles et ce, sans limite de temps. Toutefois, il n’est, selon nous, pas nécessaire de conserver l’éventuelle enquête ou procédure suivant le signalement.

• Lorsqu’il ne s’agit pas d’un travailleur, la loi du 28 novembre 2022 n’apporte pas de réponse précise à cette question. Dès lors, le principe de minimisation des données prévu par le RGPD s’applique. Vous pouvez dès lors conserver les mêmes données que pour les travailleurs à savoir uniquement le signalement initial.

Toutefois, bien qu’il n’existe pas d’obligation légale de conservation, votre entreprise peut revendiquer un intérêt légitime pour la conservation des données.

Ce sera notamment le cas si

• Le signalement a donné lieu à une procédure judiciaire : conservation pendant toute la durée de la procédure (en ce compris les délais de recours) ;
• Le signalement est susceptible de donner lieu à une procédure judiciaire : conservation jusqu’à ce que le délai de prescription soit écoulé.

Comment procéder en pratique ?

Il convient de distinguer différentes étapes :

• Collecte : les données à caractère personnel qui ne sont pas pertinentes pour le traitement d’une alerte sont supprimées sans délai excessif, conformément à l’article 21 de la loi du 28 novembre 2022.
• Archivage du signalement : le signalement en lui-même est conservé afin de pouvoir s’assurer de l’absence de mesure de représailles, quel que soit son suivi :
  • Jusqu’à la fin de la relation contractuelle dans le cas où l’auteur du signalement est un employé ou un travailleur indépendant ;
  • Pour tout autre auteur du signalement (un actionnaire, un stagiaire, un membre du personnel d’un sous-traitant, un ancien travailleur, un candidat à l’embauche, etc), tant que la procédure judiciaire consécutive au signalement est en cours et susceptible de recours, ou en l’absence de procédure tant que le délai de prescription n’est pas écoulé.
• Documents rassemblés dans le cadre du suivi du signalement :
  • Si votre entreprise classe « sans suite », ils sont rendus anonymes, effacés ou rendus inutilisables à l’issue du suivi du signalement ;
  • Si certains éléments objectifs vous amènent à conclure qu’une alerte est susceptible de donner lieu à une procédure (y compris pour se défendre vis-à-vis d’un lanceur d’alerte qui refuserait le classement sans suite), votre entreprise peut conserver les données tant que le délai de prescription (défini par la loi) n’est pas écoulé ;
  • Si l’alerte a donné lieu à un traitement judiciaire, ils sont conservés tant que la procédure est en cours (en ce compris les délais de recours).
• Documents à archiver dans le registre : il convient d’archiver tous les documents pertinents, c’est-à-dire :
  • Le signalement initial (y compris la date, l’objet et l’auteur du signalement s’il n’est pas anonyme) ;
  • Les pièces et documents envoyés par l’auteur du signalement ;
  • Le suivi du signalement : classement « sans suite », procédure judiciaire, …

Quelles sont les sanctions en cas de violation des règles relatives à l’archivage des signalements ?

• Sanctions pénales : emprisonnement de 6 mois à 3 ans et/ou amende pénale de 4.800 à 48.000 EUR.
• Sanctions administratives : amende administrative de 2.400 à 24.000 EUR.