Door ons een dossier toe te vertrouwen of u in te schrijven voor onze juridische informatiedienst (nieuwsbrief, white paper, opleiding, enz.), verstrekt u ons persoonsgegevens over uzelf. Indien u de partner of tegenpartij bent van onze cliënt of een andere partij die betrokken is bij zijn project of geschil, verwerken wij uw persoonsgegevens.
Ons kantoor houdt zich strikt aan de relevante wetgeving in dit en alle andere gebieden. In dit gegevensbeschermingsbeleid wordt uitgelegd voor welke doeleinden wij uw persoonsgegevens verwerken, hoe wij de verstrekte persoonsgegevens verwerken en beschermen en welke rechten u hebt met betrekking tot uw persoonsgegevens.
Identificatie van de verwerkingsverantwoordelijke
Uw persoonsgegevens worden verwerkt door de CVBA Lexing Belgium (hierna Lexing), waarvan de maatschappelijke zetel gelegen is te 4000 Luik, Boulevard d’Avroy 280 – België), handelend als verwerkingsverantwoordelijke.
De verschillende uitgevoerde verwerkingen
We voeren de volgende verwerkingen van persoonsgegevens uit:
Verwerking van persoonsgegevens van klanten
Uw dossier beheren
| Doel
| De gegevens die u ons toestuurt en de gegevens die wij van andere partijen over u ontvangen, worden uiteraard verwerkt met het oog op de uitvoering van onze contractuele vertegenwoordiging of adviesopdracht (en, indien van toepassing, om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die daaruit voortvloeien) en om met u hierover te communiceren. In voorkomend geval kunnen deze gegevens worden verwerkt in de fase voorafgaand aan de opdracht, wanneer u ons bijvoorbeeld vraagt om een budgetbegroting of wanneer u ons online raadpleegt of online een afspraak maakt. Sommige van uw gegevens (naam, voornaam, e-mailadres, login en wachtwoord, logs) kunnen ook worden verwerkt in het kader van het beheer van ons extranet, op voorwaarde dat u een account hebt aangemaakt. |
| Rechtsgrondslag(en) | De verwerking van gegevens is essentieel voor de uitvoering van de taak die u aan ons hebt toevertrouwd of overweegt toe te vertrouwen ((pre)contract). Zonder de verwerking van deze gegevens kunnen wij onze taak niet uitvoeren (artikel 6.1.b) AVG). De verwerking van bepaalde gegevens is ook noodzakelijk voor de uitvoering van sommige van onze wettelijke en deontologische verplichtingen (in het bijzonder het controleren of er geen belangenconflicten zijn) (artikel 6.1.c) AVGAVG). De verwerking van gevoelige gegevens kan noodzakelijk zijn voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering (artikel 9.2.f) AVG). |
| Gegevenscategorieën
| Het kan gaan om uw naam, voornaam, imago, beroep, woon- of verblijfplaats, telefoon- en faxnummers, e-mailadres, geboortedatum en -plaats, burgerlijke staat, rijksregister- en identiteitskaartnummers, bankrekeningnummers, logins, wachtwoorden, verbindingen (als u ons extranet gebruikt), correspondentie, diverse bewijsstukken, procedurestukken, enz.) Indien dit noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering, kunnen we ook gegevens verwerken waaruit uw ras of etnische afkomst, uw politieke opvattingen, uw religieuze of filosofische overtuigingen of uw lidmaatschap van een vakbond blijkt, evenals genetische gegevens, biometrische gegevens, gegevens met betrekking tot uw gezondheid, uw leven of uw seksuele geaardheid. Evenzo kunnen gegevens met betrekking tot strafrechtelijke veroordelingen, strafbare feiten of aanverwante veiligheidsmaatregelen worden verwerkt als uw verdediging dit vereist. |
| Duur
| Gegevens die specifiek zijn voor elke zaak die u ons toevertrouwt, worden 5 jaar na voltooiing bewaard. Gemeenschappelijke gegevens worden bewaard tot 5 jaar na voltooiing van de laatste opdracht die u ons hebt toevertrouwd. Zoals aangegeven in de sectie “Geschillen met betrekking tot onze aansprakelijkheid”, worden bepaalde gegevens die specifiek zijn voor elke zaak die u ons toevertrouwt, bewaard tot 10 jaar na de voltooiing ervan, om onze eigen verdediging te kunnen garanderen in het geval onze burgerlijke of strafrechtelijke aansprakelijkheid in vraag wordt gesteld. Het bewijs dat de zaak is afgesloten, wordt 20 jaar bewaard. In het geval dat een eenvoudige aanvraag voor een kostenraming onbeantwoord blijft, worden uw gegevens gedurende dezelfde periode bewaard, zodat we een eventuele niet-vervulling van een opdracht kunnen verantwoorden. |
| Ontvangers
| De mededeling van gegevens aan andere partijen of hun advocaten, aan rechtbanken, aan deskundigen, technische raadslieden, notarissen, bemiddelaars, arbiters of deurwaarders, bank- of verzekeringsinstellingen, of aan het bureau voor rechtsbijstand kan noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze taken. Het kan ook nodig zijn om deze informatie door te geven aan onze dienstverleners en onderaannemers (IT-dienstverleners, andere advocaten die op onze vraag tussenkomen om handelingen te stellen). |
Administratief en boekhoudkundig beheer
| Doel
| De gegevens die u ons stuurt, worden verwerkt voor het administratieve, boekhoudkundige en fiscale beheer van uw dossier of de onlinediensten die u bij ons bestelt. |
| Rechtsgrondslag(en) | De verwerking van deze gegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst tussen ons (artikel 6.1.b) AVG), in het bijzonder de facturering van onze diensten en hun invordering, kennisgeving van een wijziging van onze algemene voorwaarden of van het gegevensbeschermingsbeleid (in het bijzonder nieuwe doeleinden). De verwerking van deze gegevens is ook noodzakelijk om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, in het bijzonder op grond van het Wetboek Economisch Recht en het BTW-Wetboek in fiscale en boekhoudkundige aangelegenheden (artikel 6.1.c) AVG). |
| Gegevenscategorieën
| Dit omvat uw identificatiegegevens (naam, voornaam, e-mail, adres, telefoonnummer, ondernemingsnummer, btw-nummer), uitgegeven facturen en betalingen en uw financiële gegevens (bank, rekeningnummer). |
| Duur
| Gegevens worden verwerkt voor een periode van 10 jaar na het afsluiten van uw dossier. |
| Ontvangers
| Deze gegevens worden doorgegeven aan de belastingdienst. Het kan ook nodig zijn om deze gegevens door te geven aan onze dienstverleners en onderaannemers (IT-dienstverleners, andere advocaten die acties uitvoeren op ons verzoek). |
Bestrijding van witwassen
| Doel
| Uw gegevens worden verwerkt om ons kantoor in staat te stellen te voldoen aan zijn wettelijke verplichtingen met betrekking tot de identificatie van klanten in het kader van de wet van 18 september 2017 ter voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en de beperking van het gebruik van contanten. |
| Rechtsgrondslag(en) | De verwerking van deze gegevens is noodzakelijk om te voldoen aan onze deontologische en wettelijke verplichtingen, in het bijzonder in het kader van de wet van 18 september 2017 ter voorkoming van het witwassen van geld (artikel 6.1.c) AVG). |
| Gegevenscategorieën
| Gegevens met betrekking tot uw identiteit en kopieën van identiteitsdocumenten, de aandeelhoudersstructuur en statuten van uw bedrijf en, indien wettelijk vereist, een individuele beoordeling van WG/FT-risico’s en de genomen waakzaamheidsmaatregelen. |
| Duur
| De gegevens worden bewaard voor een periode van 10 jaar vanaf de voltooiing van de laatste opdracht die u ons hebt toevertrouwd. |
| Ontvangers
| In bepaalde gevallen kunnen de gegevens worden doorgegeven aan onze stafhouder en aan de toezichthoudende autoriteit. Het kan ook nodig zijn om deze informatie door te geven aan onze dienstverleners en onderaannemers (IT-dienstverleners, andere advocaten op onze vraag werken). |
Overheidsopdrachten, aanbestedingen en rankings
| Doel
| Met uw toestemming kunnen wij onze contractuele relatie gebruiken om te reageren op een overheidsopdracht of een particuliere aanbesteding voor juridische diensten, of om het dossier van ons kantoor in te dienen bij een classificatie-instantie, die zelf onderworpen is aan een geheimhoudingsverplichting. In dergelijke gevallen kan ons kantoor verplicht zijn om, in strikte overeenstemming met de Codex deontologie voor advocaten, de namen van cliënten te onthullen voor wie het optreedt of is opgetreden in de betreffende materie, en het kan ook informatie verstrekken met betrekking tot het onderwerp van de opdracht in zaken die het behandelt of heeft behandeld. De meegedeelde informatie heeft in geen geval betrekking op uw privéleven.
|
| Rechtsgrondslag(en) | De gegevens worden verwerkt op basis van uw toestemming (artikel 6.1.a) AVG). |
| Gegevenscategorieën
| Dit omvat uw naam, voornaam en e-mailadres, evenals het onderwerp van het dossier dat u ons hebt toevertrouwd.
|
| Duur
| Gegevens (met uitzondering van het bewijs van uw oorspronkelijke toestemming) worden verwerkt zolang u uw toestemming niet intrekt.
|
| Ontvangers
| Uw gegevens worden meegedeeld aan personen die gemachtigd zijn om offertes voor overheidsopdrachten en particuliere offertes voor juridische diensten te ontvangen, alsook aan dienstverleners van verwijzingen naar juridische diensten zoals Chambers, Legal 500, LeadersLeague, Who’sWho of Best Lawyers. Het kan ook nodig zijn om deze informatie door te geven aan onze dienstverleners en onderaannemers (IT-dienstverleners, enz.). |
Juridische informatie (nieuwsbrieven, white papers)
| Doel
| Als u zich hebt geabonneerd op onze juridische informatiedienst, verwerken we uw gegevens om u gratis nieuwsbrieven en white papers op papier en/of elektronisch toe te sturen. |
| Rechtsgrondslag(en) | De gegevens worden verwerkt op basis van de uitvoering van het dienstverleningscontract (artikel 6.1.b van de AVG). |
| Gegevenscategorieën
| Dit zijn je achternaam, voornaam en e-mailadres. |
| Duur
| De gegevens worden verwerkt totdat u deze gratis dienst beëindigt. |
| Ontvangers
| Het kan ook nodig zijn om uw gegevens door te geven aan onze dienstverleners en onderaannemers (IT-dienstverleners, e-mailing en direct mail, etc.). |
Opleidingen
| Doel
| Als u zich inschrijft voor een van onze opleidingen zullen we uw gegevens moeten verwerken om de cursus te organiseren en op te volgen. Mogelijk moeten we uw gegevens ook verwerken om onze cursussen op sociale netwerken te promoten. |
| Rechtsgrondslag(en)
| De verwerking van uw gegevens is essentieel voor de uitvoering van de overeenkomst tussen ons in het kader van de opleiding waarvoor u zich heeft ingeschreven (artikel 6.1.b van de AVG). Uw beeld wordt verwerkt met uw toestemming (artikel 6.1.a van de AVG), aangezien u wordt uitgenodigd om uw camera naar keuze te activeren of uit te schakelen. |
| Gegevenscategorieën
| Dit omvat uw achternaam, voornaam, e-mailadres, beroep en functie, professioneel identificatienummer en, indien van toepassing, uw afbeelding. |
| Duur
| We bewaren uw contactgegevens voor dit doel tot één jaar na de opleiding, tenzij u erkenning van uw deelname aan onze opleiding aanvraagt om te voldoen aan de opleidingsverplichting in de materie van verzekeringen, in welk geval het bewijs van uw deelname 7 jaar moet worden bewaard. |
| Ontvangers
| Het kan nodig zijn om uw gegevens door te geven aan onze dienstverleners en onderaannemers (IT-dienstverleners voor ticketing, enz.). Als u erkenning aanvraagt voor uw deelname aan onze training om te voldoen aan uw trainingsverplichting, sturen we uw professionele organisatie uw contactgegevens en uw daadwerkelijke deelname aan de opleiding. |
Onze diensten promoten
| Doel
| Als u een cliënt bent van ons kantoor en/of als u zich hebt geabonneerd op onze juridische informatiedienst en/of als u zich hebt ingeschreven voor een van de opleidingen die wij aanbieden, kunnen wij uw gegevens verwerken om u te informeren over ons nieuws, onze opleidingen en de diensten van ons kantoor of van een van de kantoren die deel uitmaken van het Lexing-netwerk die interessant voor u kunnen zijn. |
| Rechtsgrondslag(en)
| Deze gegevens worden verwerkt op basis van ons gerechtvaardigd belang om onze diensten te promoten bij onze klanten en personen die toegang hebben tot onze diensten (artikel 6.1.f) van de AVG). |
| Gegevenscategorieën
| Dit omvat uw achternaam, voornaam, beroep en functie en e-mailadres (of postadres indien van toepassing). |
| Duur
| De gegevens worden verwerkt totdat u ons vraagt ermee te stoppen. |
| Ontvangers
| Het kan nodig zijn om uw gegevens door te geven aan onze dienstverleners en onderaannemers (IT-dienstverleners, e-mailing en direct mail, etc.). |
Beveiliging
| Doel
| Mogelijk moeten we uw gegevens verwerken om onze juridische belangen te verdedigen in geval van een geschil. |
| Rechtsgrondslag(en)
| Deze gegevens worden verwerkt op basis van ons legitieme belang om de verdediging van onze belangen te waarborgen (artikel 6.1.f) van de AVG). De verwerking van gevoelige gegevens kan noodzakelijk zijn voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering (artikel 9.2.f) van de AVG). |
| Gegevenscategorieën
| Het kan gaan om uw naam, voornaam, imago, beroep, woon- of verblijfplaats, telefoon- en faxnummers, e-mailadres, geboortedatum en -plaats, burgerlijke staat, rijksregister- en identiteitskaartnummers, bankrekeningnummers, logins, wachtwoorden, verbindingen (als u ons extranet gebruikt), correspondentie, diverse bewijsstukken, gerechtelijke documenten, enz.) Indien dit noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering, kunnen we ook gegevens verwerken die uw ras of etnische afkomst, uw politieke opvattingen, uw religieuze of filosofische overtuigingen of uw lidmaatschap van een vakbond onthullen, evenals genetische gegevens, biometrische gegevens, gegevens met betrekking tot uw gezondheid, uw leven of uw seksuele geaardheid. Ook gegevens met betrekking tot strafrechtelijke veroordelingen, strafbare feiten of daarmee verband houdende veiligheidsmaatregelen kunnen worden verwerkt als onze verdediging dat vereist. |
| Duur
| Gegevens worden 10 jaar na afronding van de laatste opdracht die u ons hebt toevertrouwd, verwijderd. Het bewijs van de sluiting van elk dossier wordt 20 jaar bewaard. |
| Ontvangers
| Het kan nodig zijn om uw gegevens mee te delen aan onze advocaat, aan de andere partijen of hun advocaten, aan de rechtbanken, aan deskundigen, technische raadslieden, notarissen, bemiddelaars, arbiters of gerechtsdeurwaarders, aan bank- of verzekeringsinstellingen en aan het bureau voor rechtsbijstand. Deze communicatie kan ook nodig zijn aan onze dienstverleners (IT-dienstverleners, accountants). |
Geschillen met betrekking tot onze aansprakelijkheid
| Doel
| Mogelijk moeten we uw gegevens verwerken om onze juridische belangen te verdedigen in geval van een geschil. |
| Rechtsgrondslag(en)
| Deze gegevens worden verwerkt op basis van ons legitieme belang om de verdediging van onze belangen te waarborgen (artikel 6.1.f) van de AVG). De verwerking van gevoelige gegevens kan noodzakelijk zijn voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering (artikel 9.2.f) van de AVG). |
| Gegevenscategorieën
| Het kan gaan om uw naam, voornaam, imago, beroep, woon- of verblijfplaats, telefoon- en faxnummers, e-mailadres, geboortedatum en -plaats, burgerlijke staat, rijksregister- en identiteitskaartnummers, bankrekeningnummers, logins, wachtwoorden, verbindingen (als u ons extranet gebruikt), correspondentie, diverse bewijsstukken, gerechtelijke documenten, enz.) Indien dit noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering, kunnen we ook gegevens verwerken die uw ras of etnische afkomst, uw politieke opvattingen, uw religieuze of filosofische overtuigingen of uw lidmaatschap van een vakbond onthullen, evenals genetische gegevens, biometrische gegevens, gegevens met betrekking tot uw gezondheid, uw leven of uw seksuele geaardheid. Ook gegevens met betrekking tot strafrechtelijke veroordelingen, strafbare feiten of daarmee verband houdende veiligheidsmaatregelen kunnen worden verwerkt als onze verdediging dat vereist. |
| Duur
| Gegevens worden 10 jaar na afronding van de laatste opdracht die u ons hebt toevertrouwd, verwijderd. Het bewijs van de sluiting van elk dossier wordt 20 jaar bewaard. |
| Ontvangers
| Het kan nodig zijn om uw gegevens mee te delen aan onze advocaat, aan de andere partijen of hun advocaten, aan de rechtbanken, aan deskundigen, technische raadslieden, notarissen, bemiddelaars, arbiters of gerechtsdeurwaarders, aan bank- of verzekeringsinstellingen en aan het bureau voor rechtsbijstand. Deze communicatie kan ook nodig zijn aan onze dienstverleners (IT-dienstverleners, accountants). |
Verwerking van persoonsgegevens van andere partijen in een zaak
| Doel | Wij kunnen uw persoonsgegevens hebben ontvangen in verband met aan een van onze cliënten verleende juridische diensten. Uw persoonsgegevens worden slechts verwerkt in de mate en voor de duur die nodig zijn om de belangen van die cliënt te vrijwaren. |
| Rechtmatigheidsgrondslag | De verwerking van uw gegevens is noodzakelijk om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen en is tevens gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang, en dat van onze cliënt, om zijn belangen te behartigen (artikel 6.1.c) en f), van de AVG). |
| Categorieën van persoonsgegevens | Het gaat om alle gegevens waartoe wij in het kader van een zaak toegang zouden hebben en die noodzakelijk zouden zijn voor de goede uitvoering van de opdracht die onze cliënt ons heeft toevertrouwd. Het kan gaan om een tegenstander van onze cliënt, een andere raadsman, een deskundige, een notaris, een deurwaarder, een magistraat… |
| Duur | De gegevens worden slechts verwerkt gedurende de tijd die nodig is voor het beheer van het dossier en gedurende een periode van 10 jaar vanaf het einde van onze contractuele relatie met onze cliënt, teneinde onze eigen verdediging te kunnen waarborgen ingeval onze civiele of strafrechtelijke aansprakelijkheid in het geding zou komen. Het bewijs van de afsluiting van het dossier wordt gedurende 20 jaar bewaard. |
| Ontvangers | De mededeling van gegevens aan andere partijen of hun advocaten, rechtbanken, deskundigen, technische raadslieden, notarissen, bemiddelaars, arbiters of gerechtsdeurwaarders, bank- of verzekeringsorganisaties kan noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze taak. Het kan ook nodig zijn deze informatie mee te delen aan onze dienstverleners en verwerkers (IT-dienstverleners, andere advocaten die tussenkomen om op onze vraag handelingen te stellen). |
| Verdere informatie | U kunt contact met ons opnemen via privacy@lexing.be om de volgende rechten uit te oefenen: een verzoek om toegang tot of rectificatie van uw persoonsgegevens; een verzoek om gegevenswissing; een verzoek om beperking van de verwerking van uw gegevens; een bezwaar tegen de verwerking van uw gegevens; een verzoek om overdracht van uw gegevens (zie hieronder). Wij zullen aan uw verzoek voldoen binnen de grenzen van de toepasselijke regelgeving, in het bijzonder rekening houdend met onze verplichting inzake beroepsgeheim. De termijn en de wijze van mededeling van deze informaties worden gerechtvaardigd door de noodzaak onze verplichting tot beroepsgeheim na te komen overeenkomstig artikel 458 van het Strafwetboek. Indien u van mening bent dat wij niet in overeenstemming met de wet handelen, kunt u een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35 – 1000 Brussel, Tel. + 32 2 274 48 00 – https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/klacht-indienen). |
Locatie van uw gegevens
In de Europese Unie – Uw gegevens worden in principe uitsluitend opgeslagen op servers die zich binnen de Europese Unie bevinden.
In geval van doorgifte buiten de Europese Unie – Uw gegevens maken niet het voorwerp uit van een doorgifte naar een land dat geen adequaat beschermingsniveau biedt dan wanneer de behandeling van uw dossier het delen van de informatie vereist met rechtsprofessionelen van landen die geen lid zijn van de EU. Zo ook kunnen wij voor het zenden van onze informatiebrieven en de ticketuitgifte van evenementen die wij organiseren, beroep doen op verwerkers gesitueerd buiten de Europese Unie.
In die hypotheses, letten wij er uiteraard op dat de ontvangers verplicht zijn om dezelfde gegevensbeschermingsstandaarden als in de EU te eerbiedigen, via gepaste contractuele clausules. U kan van die garanties op eenvoudig verzoek kopie verkrijgen.
Beveiliging van uw gegevens
Technische en organisatorische beveiliging – Wij nemen alle nodige maatregelen (zoals die welke in de rubriek “Beveiliging” worden uiteengezet) om uw gegevens afdoende te beveiligen, met name om ze te beschermen tegen uitlekken, verlies, vernietiging, openbaarmaking, ongeoorloofde toegang of ander misbruik.
Rechten en hoe ze uit te oefenen
Informatie – Dit recht wordt uitgeoefend via dit document. Als de verwerkte gegevens gegevens van uw personeel bevatten, maakt u zich sterk dat u hen doet kennis nemen van dit document.
Toegang en rectificatie – U beschikt over het recht van toegang tot uw gegevens en over het recht om ze desgevallend te laten rectificeren.
Bezwaar – U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens die we doorvoeren op basis van ons rechtmatig belang.
Uw toestemming intrekken – Wanneer er gegevens worden verwerkt op basis van uw toestemming, kunt u altijd op die beslissing terugkomen, zonder daarbij de eerdere verwerking ter discussie te stellen.
Gegevenswissing – U kunt het wissen van uw gegevens of de beperking van de verwerking bekomen onder de voorwaarden die zijn voorzien in de artikelen 17 en 18 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Overdraagbaarheid – De gegevens die u ons hebt bezorgd, kunnen u worden meegedeeld of doorgestuurd aan een confrater in elektronisch formaat.
Voor meer informatie over uw rechten:
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/privacy/wat-zijn-mijn-rechten
*
De verantwoordelijke voor de verwerking van uw gegevens (Lexing – Belgium CVBA met maatschappelijke zetel te 4000 Luik, boulevard d’Avroy, 280) en zijn functionaris voor gegevensbescherming (tel. +32 4 229 20 10; privacy@lexing.be; Boulevard d’Avroy 280, 4000 Luik, België) houden zich te uwer beschikking voor elke vraag en voor elk verzoek in verband met de hiervoor uiteengezette rechten.
Zo u meer informatie wenst of u een klacht wenst in te dienen, kan u contact opnemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35 – 1000 Brussel, tel. + 32 2 274 48 00 – https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/klacht-indienen).
Wijziging
Dit beleid kan te allen tijde om diverse redenen worden gecorrigeerd, aangevuld of gewijzigd. De meest actuele versie kan te allen tijde worden geraadpleegd op onze website. Wij nodigen u uit het regelmatig te raadplegen.
Laatste update: 1 februari 2022
