Gegevensbescherming

De gegevens die u ons toevertrouwt om uw dossier te beheren, zijn vooral persoonsgegevens. 

Ons kantoor houdt zich nauwgezet aan de wetgeving die in dit domein en in alle andere domeinen geldt. Hoe we dit doen, leest u hierna. 

WAAROM VERWERKEN WIJ UW GEGEVENS? 

BEHEER VAN UW DOSSIER

Doeleinde – De gegevens die u ons meedeelt en de gegevens die we in verband met u van de tegenpartijen krijgen, worden vanzelfsprekend verwerkt met het oog op de uitvoering van onze contractuele opdracht van vertegenwoordiging of raadpleging en om met u daarover te communiceren.

Gegevenscategorieën – Het kan gaan om uw naam, voornaam, afbeelding, beroep, woon- of verblijfplaats, telefoon- en telefaxnummer, e-mailadres, datum en plaats van geboorte, burgerlijke staat, rijksregister- en identiteitskaartnummer, bankrekeningnummer, identificatoren, wachtwoorden, verbindingen (in geval van het  gebruik van ons extranet), briefwisseling, verschillende bewijsdocumenten, procedurestukken enz.

Bijzondere gegevens – Als dat nodig is voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van een recht in rechte, kunnen we ook gegevens verwerken waaruit uw ras of etnische afkomst, uw politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, alsook genetische gegevens, biometrische gegevens, gegevens over uw gezondheid, uw seksuele geaardheid of seksleven.

Strafrechtelijke gegevens – Zo ook, zouden gegevens in verband met strafrechtelijke veroordelingen, strafbare feiten of daarmee verband houdende veiligheidsmaatregelen verwerkt kunnen worden als uw verdediging dit zou vereisen. 

Strikt noodzakelijk – Al die gegevens zijn dus noodzakelijk voor de uitvoering van de opdracht die u ons toevertrouwt. Zonder die gegevens kunnen wij onze opdracht niet goed uitvoeren. 

Ontvangers van de gegevens – De mededeling ervan aan advocaten van andere partijen, aan rechtbanken, aan deskundigen, technische raadslieden, notarissen, bemiddelaars, scheidsrechters of gerechtsdeurwaarders zal mogelijks noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze opdracht.

Duur – De gegevens die bijzonder zijn aan elk dossier en die u ons toevertrouwt worden 5 jaar bewaard na de voltooiing ervan en de gemeenschappelijke gegevens worden bewaard gedurende 5 jaar na de laatste opdracht die u ons hebt toevertrouwd. 

BEHEER VAN ONZE CONTRACTUELE RELATIE

Doeleinde – Uw financiële en contactgegevens worden eveneens gebruikt om onze prestaties te factureren en in te vorderen of om u in kennis te stellen van een wijziging aan de Overeenkomst of aan het Privacybeleid (onder meer nieuwe doeleinden). Die gegevens zijn dus noodzakelijk voor de uitvoering van onze overeenkomst. 

Ontvangers van de gegevens – Ze worden meegedeeld aan de fiscale en sociale administraties, aan ons sociaal secretariaat en aan onze boekhouder. In geval van een gerechtelijke invordering zouden zij overgemaakt kunnen worden aan onze raadsman of aan een gerechtsdeurwaarder. 

Duur – We zijn verplicht om de facturatiegegevens te bewaren tot de datum waarop onze fiscale en boekhoudkundige verplichtingen verstrijken, namelijk gedurende 7 volledige fiscale jaren.

JURIDISCHE INFORMATIE

Doeleinde – Als u cliënt bent van ons kantoor en u zich ingeschreven heeft voor onze juridische informatiedienst, delen wij u op die basis informatiebrieven mee op papieren drager en via elektronische weg. Zo u geen cliënt bent maar u zich ingeschreven heeft voor onze gratis juridische informatiedienst, delen wij u op die basis informatiebrieven mee via elektronische weg.

Duur – Wij bewaren uw contactgegevens voor die doelstelling tot u ons vraagt daarmee op te houden.

Ontvangers van de gegevens – Uw gegevens zullen aan een elektronische mailingdienst doorgestuurd worden

JURIDISCHE VORMING

Doeleinde – Als u zich ingeschreven heeft voor een van de opleidingen die wij verstrekken, gebruiken wij uw gegevens op die basis om uw inschrijving te beheren, u het evenement in herinnering te brengen en u desgevallend de documentatie betreffende de opleiding toe te sturen.

Duur – Wij bewaren uw gegevens met dat doel een jaar na de opleiding.

Ontvangers van de gegevens – De ticketuitgifte van die opleidingen kan beheerd worden door een verwerker.

PROMOTIE VAN ONZE DIENSTEN

U informeren – Als u cliënt bent van ons kantoor en/of u zich ingeschreven heeft voor onze juridische informatiedienst en/of u zich ingeschreven heeft voor een van de opleidingen die wij verstrekken, verantwoordt ons rechtmatig belang om onze diensten te promoten dat we informatie- of promotiehandelingen realiseren omtrent de diensten van ons kantoor of van een van de kantoren die het netwerk van Lexing vormen. Uw contactgegevens zullen aan een elektronische mailingdienst doorgestuurd worden. We bewaren uw gegevens met die doelstelling tot u ons vraagt daarmee op te houden.

Bepaalde derden informeren – Als u ons uw toestemming geeft, zouden wij ons kunnen beroepen op onze contractuele relatie tot 5 jaar na het einde daarvan beroepen op onze contractuele relatie om deel te nemen aan een overheidsopdracht of een privéaanbesteding voor juridische diensten. In die hypothese kan het gebeuren dat ons kantoor ertoe gebracht kan worden om, met strikte naleving van de Codex deontologie voor advocaten, de naam te onthullen van cliënten voor wie het in de betrokken materie tussenkomt of is tussengekomen evenals dat het inlichtingen kan meedelen in verband met het voorwerp van de aanbesteding in de dossiers die het kantoor behandelt of behandeld heeft. De meegedeelde informaties hebben, in geen enkel geval, betrekking op uw persoonlijke levenssfeer.

NALEVING VAN ONZE WETTELIJKE VERPLICHTINGEN

Identificatie – Ons kantoor leeft haar wettelijke verplichtingen na inzake het nazicht van de afwezigheid van belangenconflicten en van de identificatie van de cliënt op grond van de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten. De gegevens met betrekking tot uw identiteit en de kopie van identiteitsdocumenten zouden dus meegedeeld kunnen worden aan onze stafhouder en aan de toezichthoudende autoriteit. Met dat doel worden ze bewaard gedurende 10 jaar na de voltooiing van de laatste opdracht die u ons toevertrouwd heeft. 

VEILIGHEID VAN ONZE KANTOREN EN ONDERHOUD VAN ONZE INSTALLATIES

Videoparlofonie – U zal aan de ingang van ons kantoor gefilmd worden door middel van een videoparlofonie systeem op grond van ons rechtmatig belang om de veiligheid van onze bureaus te verzekeren. Die beelden worden niet opgeslagen.  

Informaticaonderhoud – Onze subcontractanten die instaan voor de informaticainfrastructuur, ons beheerprogramma, het aanmaken en onderhouden van onze website en extranet zouden toegang kunnen krijgen tot uw gegevens in de mate die strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van hun respectieve opdrachten.

LOCATIE VAN UW GEGEVENS

In de Europese Unie – Uw gegevens worden in principe uitsluitend opgeslagen op servers die zich binnen de Europese Unie bevinden.

In geval van doorgifte buiten de Europese Unie – Uw gegevens maken niet het voorwerp uit van een doorgifte naar een land dat geen adequaat beschermingsniveau biedt dan wanneer de behandeling van uw dossier het delen van de informatie vereist met rechtsprofessionelen van landen die geen lid zijn van de EU. Zo ook kunnen wij voor het zenden van onze informatiebrieven en de ticketuitgifte van evenementen die wij organiseren, beroep doen op verwerkers gesitueerd buiten de Europese Unie.

In die hypotheses, letten wij er uiteraard op dat de ontvangers verplicht zijn om dezelfde gegevensbeschermingsstandaarden als in de EU te eerbiedigen, of dat nu is via gepaste contractuele clausules of via hun aansluiting tot de principes van het Privacy Shield. U kan van die garanties op eenvoudig verzoek kopie verkrijgen.

WELKE ZIJN UW RECHTEN?

Informatie – Dit recht wordt uitgeoefend via dit document. Als de verwerkte gegevens gegevens van uw personeel bevatten, maakt u zich sterk dat u hen kennis doet nemen van dit document.

Toegang en rectificatie – U beschikt over het recht van toegang tot uw gegevens en over het recht om ze desgevallend te laten rectificeren.

Bezwaar – U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens die we doorvoeren op basis van ons rechtmatig belang.

Uw toestemming intrekken – Wanneer er gegevens worden verwerkt op basis van uw toestemming, kunt u altijd op die beslissing terugkomen, zonder daarbij terug te komen op de eerdere verwerking. 

Gegevenswissing – U kunt de wissing van uw gegevens of de beperking van de verwerking bekomen onder de voorwaarden die zijn voorzien in de artikelen 17 en 18 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Overdraagbaarheid – De gegevens die u ons hebt bezorgd, kunnen u worden meegedeeld of doorgestuurd aan een confrater in elektronisch formaat.

TOT WIE KUNT U ZICH RICHTEN?

De verantwoordelijke voor de verwerking van uw gegevens (Lexing – Belgium cvba met maatschappelijke zetel te 4000 Luik, boulevard d’Avroy, 280) en zijn functionaris voor  gegevensbescherming (tel. +32 4 229 20 10 ; privacy@lexing.be; Boulevard d’Avroy 280, 4000 Luik, België) houden zich te uwer beschikking voor elke vraag en, in ruil voor het bewijs van uw identiteit, voor elk verzoek in verband met de hiervoor uiteengezette rechten.

Zo u meer informatie wenst of u een klacht wenst in te dienen, kan u contact opnemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35 – 1000 Brussel, tel. + 32 2 274 48 00 – contact@apd-gba.be).

25/05/2018

Enige vraag?

Contacteer ons