Par économie de temps, un recruteur peut être tenté de recourir à l’utilisation de logiciels de tri, de classement, ou encore d’évaluation des candidatures reçues.
Si l’utilisation de ces logiciels intervient lors de la première phase du recrutement et peut dès lors, sembler anodine, il n’en demeure pas moins qu’il s’agit d’une décision entièrement automatisée et qu’elle doit être strictement encadrée.
Principe
En principe, l’utilisation des outils générant des décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé est interdite par le RGPD. Cela s’explique évidemment par le fait que les analyses émanant des algorithmes peuvent être erronées, voire biaisées, et donner lieu à des discriminations.
Exceptions
Le RGPD permet cependant, dans certains cas, d’avoir recours à des décisions qui sont entièrement automatisées. Il y a 3 cas dans lesquels il est possible d’y recourir :
- La personne concernée a donné son consentement explicite ou ;
- La décision est encadrée par des dispositions légales spécifiques ou ;
- La décision automatisée est nécessaire à la conclusion ou à l’exécution du contrat.
Dans le cas de l’utilisation des logiciels de tri et de classement des candidatures, un consentement libre n’est pas envisageable, en raison de la dépendance économique du candidat vis-à-vis du recruteur.
En l’absence de disposition légale spécifique, seule l’hypothèse de la nécessité à la conclusion du contrat peut être envisagée.
Or, le critère de nécessité doit toujours être interprété de façon très stricte et au cas par cas. Le Comité européen à la protection des données estime qu’une décision exclusivement automatisée peut être rencontré si le nombre des candidatures reçues pour le poste à pourvoir est « exceptionnellement élevé ».
Droits des candidats
En plus des droits « classiques » tels que le droit d’accès, à l’effacement ou encore à la rectification des données, les candidats bénéficient de deux droits supplémentaires lorsque leur candidature est traitée uniquement par un logiciel de tri ou de classement.
En premier lieu, le recruteur est soumis à des obligations spécifiques de transparence. Les candidats doivent impérativement être informés que le sort de leur candidature repose sur une décision automatisée. Cela implique qu’ils soient informés de la logique décisionnelle et des conséquences d’une telle décision.
En second lieu, il faut porter à la connaissance des candidats qu’ils ont le droit de demander une intervention humaine, par exemple pour effectuer un réexamen de la situation, exprimer leur point de vue, ou obtenir une explication sur la décision prise.
Notre conseil :
Si, en tant que recruteur, vous envisagez d’avoir recours à des logiciels de tri et de classement des candidatures, nous vous suggérons :
- D’impliquer votre DPO dès le début de ce projet,
- De réaliser une analyse d’impact, puisque 2 critères épinglés par l’APD seront réunis,
- De choisir avec précaution le logiciel employé, puisqu’en l’utilisant, vous serez responsable de la transparence de son fonctionnement.
Notre équipe peut vous assister dans cette démarche. N’hésitez pas à nous contacter !
