Généralisation de la facture électronique dans les marchés publics

En tant que pouvoir public vous souhaitez utiliser la facturation électronique ? Peut-être est-elle obligatoire pour vous ?

Lexing organise un petit-déjeuner de formation « Earlegal » destiné à faire le bilan de l’application de la nouvelle réglementation sur les marchés publics. Cette formation s’intitule : « Etat des lieux après deux ans d’application de la nouvelle réglementation des marchés publics ».

Les lignes qui suivent présentent brièvement un pan de cette réforme : la possibilité puis l’obligation de l’utilisation de la facturation électronique en matière de marchés publics.

Quelles sont les objectifs de la nouvelle réglementation concernant la facturation électronique ?

La loi du 7 avril 2019 vise à imposer la facturation électronique aux marchés publics dans les secteurs classiques et spéciaux, aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services dans les domaines de la défense et de la sécurité, ainsi qu’aux contrats de concession.

Cette loi répond à une volonté de la Commission européenne (directive 2014/55/UE du 16 avril 2014) de faire de la facturation électronique le mode de facturation le plus répandu dans l’Union pour aboutir à une modernisation de la gestion publique ainsi qu’à une diminution des entraves au commerce transfrontalier.

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

L’article 2, 58° de la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics définit la facture électronique comme étant celle « qui a été émise, transmise et reçue sous une forme électronique structurée qui permet son traitement automatique et électronique ».  Un simple fichier image, Word, ou PDF ne peut donc être qualifié de facture électronique.

Pour correspondre à cette définition, la facture électronique doit :

• être conforme aux normes européennes sur la facturation électronique (normes EN 16931-1 :2017 et CEN/TS 16931-2 :2017) ;
• contenir, au minimum, les éléments suivants :
  • les identifiants de processus et de facture ;
  • la période de facturation ;
  • les renseignements concernant le vendeur ;
  • les renseignements concernant l’acheteur ;
  • les renseignements concernant le bénéficiaire du paiement ;
  • les renseignements concernant le représentant fiscal du vendeur ;
  • la référence du contrat ;
  • les détails concernant la fourniture ;
  • les instructions relatives au paiement ;
  • les renseignements concernant les déductions ou frais supplémentaires ;
  • les renseignements concernant les postes figurant sur la facture ;
  • les montants totaux de la facture ;
  • la répartition par taux de TVA.

Une mise en place progressive de la facturation électronique

La facturation électronique dans les marchés publics aura lieu en deux phases.

Première phase : une possibilité pour les opérateurs économiques d’utiliser la facturation électronique

Depuis le 1^er avril 2019, et pour tous les marchés publics en cours et futurs, les opérateurs économiques peuvent choisir d’adresser leurs factures de manière électronique.

Toutefois, il convient d’attirer l’attention des pouvoirs adjudicateurs sur le fait qu’ils doivent impérativement être en mesure de recevoir et de traiter les factures électroniques si l’opérateur économique avec qui ils ont contracté opte pour ce mode de facturation.

Deuxième phase : une obligation pour les opérations économiques d’utiliser la facturation électronique

Il revient au Roi de fixer la date d’entrée en vigueur des dispositions imposant l’emploi de la facture électronique. A l’heure d’écrire ces lignes, cette date n’a pas encore été déterminée.

Lorsque cette obligation sera en vigueur, les opérateurs économiques devront transmettre leurs factures, en exécution des marchés publics et des concessions, par voie électronique. Par conséquent, les pouvoirs adjudicateurs devront également être en mesure de recevoir et de traiter ces factures sous cette forme.

Toutefois, certains marchés ne devront pas obligatoirement faire l’objet d’une facturation électronique :

• les marchés passés par des entreprises publiques autonomes telles que Bpost ou Proximus ou par des personnes bénéficiant de droits spéciaux ou exclusifs
• les marchés passés dans le cadre de la coopération au développement ou par des représentations diplomatiques ou des consulats
• les marchés de très faible montant (ce montant doit encore être fixé par un arrêté royal)

Comment se conformer à la nouvelle réglementation ?

Comme nous l’avons déjà mentionné, les pouvoirs adjudicateurs qui ne seraient pas encore en mesure de recevoir des factures électroniques sont appelés à se mettre en règle puisque les adjudicataires peuvent choisir d’opter pour ce mode de facture depuis le 1^er avril 2019.

Pour ce faire, les pouvoirs adjudicateurs doivent se connecter à Mercurius, plateforme leur permettant de recevoir des factures électroniques au format PDF à une adresse électronique qu’ils auront préalablement communiquée.