De nos jours, de plus en plus d’entreprises recourent à l’archivage électronique de leurs documents. À raison, car cette technique offre de nombreux avantages :
- réduction de l’espace de stockage,
- simplification de la méthode de classement,
- suppression des risques de dégradation du papier,
- etc.
La mise en place de l’archivage électronique nécessite toutefois de se poser préalablement une série de questions.
Archivage : que conserver et combien de temps ?
Tout d’abord, il y a lieu d’identifier les documents qui sont soumis à une obligation de conservation légale et de déterminer leur durée de conservation. En effet, le contrat de travail d’un employé ne doit par exemple pas être conservé la même période de temps qu’une facture d’achats.
Comment mettre en place un système d’archivage électronique ?
Ensuite, il convient de se renseigner sur le service d’archivage électronique et les effets juridiques qui lui sont reconnus par la loi. En effet, alors que le Digital Act consacre le principe de non-discrimination pour tous les services électroniques, il limite celui de la présomption légale de conformité aux services de confiance qualifiés. De plus, notons que la technique de blockchain peut éventuellement jouer un rôle dans l’archivage électronique des documents.
Après avoir procédé à l’archivage électronique, peut-on détruire les documents au format papier ?
Par ailleurs, se pose également la question de savoir si les documents papier, qui ont fait l’objet de l’archivage, peuvent être détruits automatiquement, ou bien s’il y a une obligation légale de conserver un original.
Que garder pour prouver l’effacement des données ?
Que les documents soient numérisés ou non, ils ne peuvent pas être conservés ad vitam aeternam, afin de se conformer au principe de minimisation des données traitées.
Il faut donc effectivement procéder à leur destruction. Mais faut-il pouvoir prouver que cette destruction a eu lieu ? Et comment faire concrètement ?
Notre conseil :
Anne-Valentine RENSONNET et le département Creactivity ont traité ces quatre questions à l’aide d’un cas concret et des recommandations utiles concernant les problématiques de l’archivage et de la destruction des documents dans une formation earlegal.
- Si vous souhaitez mettre en place un système d’archivage électronique au sein de votre entreprise, qui offre sécurité, rapidité et confiance,
- ou si vous n’avez pas encore adopté une politique de durée de conservation et de suppression des données, qui détermine aussi la preuve de l’effacement des données,
Nous vous conseillons de visionner la vidéo de cet earlegal.
